Toutes les fonctionnalités d'un centre d'appels moderne
De la numérotation à l'analyse des résultats, Vokalon couvre chaque étape de votre activité téléphonique, dans une interface claire et en français.
Le bon mode d'appel pour chaque campagne
Vokalon compose pour vos agents et ne leur transmet que les appels décrochés. Vous choisissez le rythme, campagne par campagne.
- PrédictifLe système anticipe la disponibilité des agents et ajuste le nombre d'appels simultanés.
- Progressif (ratio)Un nombre d'appels fixe par agent disponible, pour garder le contrôle du rythme.
- ManuelL'agent compose lui-même ou prévisualise la fiche avant d'appeler.
- EntrantDistribution des appels reçus vers les agents disponibles.
Un poste de travail pensé pour la conversation
L'agent retrouve sur un seul écran la fiche du client, le script de la campagne et l'historique de ses appels. Les actions essentielles sont toujours à portée de clic.
- Fiche client et script côte à côteLe script de la campagne s'affiche automatiquement, en appel entrant comme en appel sortant, personnalisé avec le nom du client.
- Casque actif ou coupéUn bouton casque pour recevoir les appels ou les suspendre d'un clic ; la supervision affiche alors « Pause appel ».
- Raccrocher, pause, transfertLes commandes d'appel et le bouton « Pause » avec ses motifs sont regroupés dans l'en-tête.
- Qualification et rappelsChaque appel est qualifié ; un rappel peut être programmé pour l'agent lui-même.
- Historique personnelLes derniers appels avec leur résultat et leur durée, pour reprendre un contact en un clic.
Composez un numéro comme sur un téléphone
Le bouton « Appel manuel » ouvre un clavier téléphonique complet. L'agent compose à la souris ou au clavier de son ordinateur, corrige d'un clic et lance l'appel avec le bouton vert.
- Clavier intégréChiffres, effacement et appel, sans quitter la fiche client.
- Indicatif imposéL'indicatif du pays est fixé par l'administrateur : l'agent saisit seulement le numéro.
- Numéros contrôlésLes numéros hors de votre zone d’appel sont refusés avant de partir, pour éviter les erreurs et les coûts inutiles.
- Droit par agentL'appel manuel s'active ou se retire agent par agent : sans ce droit, le bouton disparaît de son écran.
Le bon interlocuteur, en un clic
Pendant l'appel, « Transférer » ouvre la liste des collègues connectés à la même campagne. L'agent choisit un collègue disponible : le client lui est envoyé directement, avec sa fiche.
- Statut de chaque collègueDisponible, en appel ou en pause, avec la durée, actualisé toutes les trois secondes.
- Transfert directAucun numéro à composer : l'appel part vers l'agent choisi, qui le reçoit avec la fiche du client.
- Enchaînement immédiatL'agent qui transfère qualifie l'appel et reprend son travail.
- Autres transferts toujours disponiblesNuméro externe ou conférence à trois restent accessibles depuis la même fenêtre.
Chaque seconde d'attente devient utile
Dès que l'agent est disponible sans appel, une fenêtre « Prêt » s'affiche au centre de l'écran. Elle disparaît d'elle-même à l'arrivée de l'appel suivant.
- Chronomètre d'attenteL'agent voit depuis combien de temps il attend un appel.
- Appel manuel en un clicPas d'appel entrant ? L'agent compose lui-même un numéro sans quitter la fenêtre.
- Ses chiffres du jourAppels passés, ventes et temps de conversation, mis à jour automatiquement.
- Top 3 des agentsLe podium du jour, avec l'agent mis en évidence s'il y figure. De quoi garder la motivation.
Des pauses chronométrées, sans tricherie possible
Chaque motif de pause peut avoir une durée autorisée par journée de travail. Pendant la pause, l'agent voit le temps qui lui reste et la barre de progression se remplit.
- Temps restant en directLe compte à rebours s'affiche dès le début de la pause, en grand, au centre de l'écran.
- Temps cumulé sur la journéeTrois pauses café de 5 minutes comptent pour 15 minutes : le compteur reprend là où il s'était arrêté.
- Dépassement en rougeUne fois le temps autorisé écoulé, la fenêtre passe au rouge et affiche le dépassement.
- Reprise en un clic« Reprendre le travail » ou « Appel manuel », directement depuis la fenêtre de pause.
Le bon motif, choisi en une seconde
Le bouton « Pause » de l'en-tête ouvre la liste de vos motifs, chacun avec son icône et sa durée autorisée. Vous créez vos propres motifs et leurs durées dans l'administration.
- Motifs personnalisésCafé, déjeuner, formation, réunion, problème technique… à votre convenance.
- Durée visible avant de choisirL'agent sait d'emblée combien de temps lui est accordé.
- Suivi en supervisionLe motif et la durée de chaque pause apparaissent en direct pour le superviseur.
Accompagnez vos agents pendant qu'ils parlent
L'écran de supervision se met à jour chaque seconde. Pour chaque appel, vous voyez l'agent, le client qu'il a en ligne et la durée ; les appels les plus longs sont signalés par couleur pour vous aider à intervenir au bon moment.
- Le client de chaque appelNom et numéro du client affichés sur la carte de l’agent en appel.
- Écoute discrèteÉcoutez la conversation sans que l'agent ni le client ne l'entendent.
- ChuchotementParlez à l'agent seul, sans que le client vous entende.
- InterventionReprenez la main sur l'appel quand la situation l'exige.
- Vue d'équipePost-appel, disponibles et en pause, avec le motif et la durée de chaque pause, y compris « Pause appel ».
L'état de votre plateau en un coup d'œil
Agents connectés, en appel, en post-appel ou en pause ; appels en cours, en sonnerie et temps d'attente ; volume de la journée, en graphiques. Tout est calculé en direct.
- Graphiques du jourRépartition sortants / entrants / manqués, appels heure par heure, taux de réponse et agents mobilisés.
- Indicateurs en temps réelLes chiffres clés en haut de page, mis à jour automatiquement.
- Entrants, sortants et manquésLe volume du jour par sens d'appel, avec les appels entrants restés sans réponse.
- Mur d'agentsLa liste de tous les agents connectés, leur statut, leur campagne et la durée.
- Santé de la téléphonieUn indicateur signale immédiatement un problème sur vos lignes.
- Alertes de pauseLes dépassements de durée de pause sont signalés en tête du tableau de bord.
Gérez vos campagnes sans assistance technique
Chaque campagne se présente sous forme de carte : avancement du fichier, contacts joints, restant à appeler, taux d'abandon. Toutes les actions sont accessibles depuis la carte.
Import
Chargez vos fichiers de contacts directement dans une campagne.
Recyclage
Remettez en appel les contacts non joints selon vos règles.
Dédoublonnage
Détection des numéros en double, y compris entre campagnes.
Statistiques
Indicateurs de campagne et export des résultats.
Scripts
Rédigez les scripts affichés à vos agents, en entrant comme en sortant.
Liste noire
Excluez définitivement les numéros qui ne doivent plus être appelés.
Motifs de pause
Définissez vos pauses et leur durée autorisée par journée.
Qualifications
Vos propres résultats d'appel : vente, rappel, rendez-vous…
Mesurez, comparez, progressez
Chaque agent dispose d'une carte de performance, et le classement du jour met en avant les meilleurs résultats. Changez de période pour analyser vos tendances.
- ClassementVentes, nombre d’appels et taux de conversion des meilleurs agents.
- Rapport par agentAppels entrants et sortants, temps de communication, dernier appel.
- Filtre par périodeAujourd'hui, un jour précis ou une plage de dates.
Un écran TV qui fait gagner vos équipes
Le classement des ventes s'affiche en direct sur la télévision du plateau, mis à jour automatiquement. Chaque nouvelle vente apparaît à l'écran avec une animation, et l'objectif du jour se remplit sous les yeux de toute l'équipe.
Un classement par groupe, côte à côte
Vous avez plusieurs équipes ? Partagez l'écran : chaque groupe a son propre classement et son total de ventes, jusqu'à quatre groupes à la fois. Ou gardez un classement unique pour tout le plateau.
- Médailles et barres de progressionLe podium du jour et l'écart avec le premier, lisibles de loin.
- Objectif du jourVentes réalisées, ventes restantes et pourcentage atteint.
- Champion du jour et meilleur du moisPour récompenser les performances dans la durée.
Personnalisé par l'administrateur
Tout se règle dans le panneau d'administration, onglet Options > Challenge des ventes, sans intervention technique.
- Votre propre logoAjoutez le logo de votre entreprise : il remplace celui de Vokalon en haut de l'écran.
- Choix des groupes affichésUn seul classement ou un écran partagé entre vos équipes.
- Thème clair ou sombreUn thème par défaut pour la TV, et un bouton soleil / lune sur l'écran.
- Accès Sales ManagerUn compte dédié qui ne voit que l'écran des ventes et peut changer l'objectif.
Thème sombre
Thème clair
Écran partagé par groupe
Retrouvez n'importe quel appel en quelques secondes
Recherchez par agent, par date ou par numéro de client et écoutez l'appel directement dans le navigateur, idéal pour la formation et le contrôle qualité.
- Lecteur intégréLecture immédiate sans téléchargement, onde cliquable pour aller au bon passage, vitesse 1x, 1,5x ou 2x.
- Journal d'accèsQui a écouté quel appel, et quand : tout est tracé.
- Téléchargement contrôléRéservé aux administrateurs ; les superviseurs écoutent sans télécharger.
Votre plateau dans la poche
L'espace administrateur et superviseur s'adapte à toutes les tailles d'écran : iPhone, Android, iPad et tablettes. Suivez vos équipes et intervenez même loin de votre bureau.
- Affichage adaptéMenu repliable, indicateurs réorganisés, tableaux lisibles sans zoomer.
- Supervision au doigtÉcouter, chuchoter ou intervenir sur un appel directement depuis le téléphone.
- Statistiques et enregistrementsRapports, classement et écoute des appels, partout.
Chaque agent a exactement les droits qu'il lui faut
Depuis la liste des agents, le bouton « Options » ouvre la fiche de réglages de l'agent. L'administrateur, ou le superviseur pour sa propre équipe, active ou retire chaque droit d'un simple interrupteur.
- AppelsAppel manuel, appels entrants en plus des appels sortants, nombre maximum d’appels entrants par jour.
- RappelsProgrammer des rappels, et rappels personnels réservés à l’agent qui les crée.
- Fiche clientModifier la fiche, le numéro du client ou rechercher des fiches, ou laisser la campagne décider.
- Dès la création du compteLes mêmes options sont proposées au moment d’ajouter un nouvel agent.
Chaque utilisateur choisit sa langue
Vokalon parle français et anglais. Un bouton à deux drapeaux, présent sur chaque écran, permet à chacun de passer d'une langue à l'autre en un clic. Idéal pour les équipes internationales ou les plateaux qui appellent dans plusieurs pays.
- Espace agentFiche client, script, pauses, clavier, transfert et messages en anglais ; le choix est retenu à la connexion suivante.
- Administration et supervisionTableau de bord, campagnes, utilisateurs, supervision en direct et enregistrements, traduits instantanément.
- Challenge des ventesL'écran TV affiche le classement, l'objectif et la date en anglais.
- Vos contenus restent tels quelsScripts, motifs de pause et qualifications s'affichent comme vous les avez saisis.
Chacun à sa place, chaque accès sous contrôle
Vokalon a été renforcé pour résister aux tentatives d'intrusion et limiter l'accès aux données au strict nécessaire.
Envie de tester sur votre activité ?
Nous vous montrons Vokalon avec vos propres campagnes en tête.